Der IT-Dienstleister aus Leverkusen gibt Unternehmen nützliche Tipps zum Thema ‚Personalakte‘ an die Hand. Zu diesem Zweck erstellte der Anbieter für Input- und Dokumenten-Management eine Checkliste. Sie zeigt HR (Human Resources)-Abteilungen auf, welche Aspekte es bei der Einführung einer digitalen Personalakte zu berücksichtigen gilt.
„HR-Abteilungen, die digitale Personalakten richtig einsetzen, bewegen sich rechtlich und organisatorisch auf der sicheren Seite“, sagt Bodo Boer, Direktor Vertrieb bei der Tropper Data Service AG in Leverkusen. Boer empfiehlt sechs Schritte, die für die Umsetzung in Angriff genommen werden müssen:
(1) Zusammenstellen eines Digitalisierungs-Teams: Das neue System zur Personalakten-Verwaltung muss in die gegenwärtige IT-Landschaft eingebunden werden. Idealerweise kann es mit gängigen Bewerber-Management-Tools direkt verknüpft werden, sodass sich eine doppelte Datenführung und -Pflege vermeiden lässt. Oder es wird geprüft, ob ein einfacher Wechsel zwischen der Personalakte und dem Stammdatensatz des Mitarbeiters im Verwaltungs-System möglich ist. Außerdem sollte das Projekt in der Betriebs-Vereinbarung autorisiert werden, um Regelungen in Bezug auf Zugriffs-Berechtigungen sowie Datenschutz vorzeitig zu definieren.
(2) Festlegung von Zweck und Art der Akten-Aufbereitung: Es gibt drei Möglichkeiten der digitalen Aufbereitung von Personalakten: die Digitalisierung der Akte in nur einem Dokument, nach vorhandener Registerstruktur oder mit Klassifizierung nach Dokumentenart. Für aktiv genutzte Personalakten empfiehlt sich die Digitalisierung nach Dokumentenart. Die Indizierung erfolgt pro Dokument nach Personalnummer, Name sowie Geburtsdatum. Jedes Dokument kann dadurch zugeordnet werden.
(3) Bestimmung der Akten-Beschaffenheit: Wenn die Form der elektronischen Personalakte definiert ist, wird im nächsten Schritt die Beschaffenheit der digitalen Dokumenten-Aufbereitung festgelegt. Auch diese orientiert sich am künftigen Handling der Akte. Es geht darum, zu klären, in welcher Auflösung die Dokumente (200 oder 300 dpi) gescannt werden sollen. Das hängt unter anderem davon ab, ob die Dokumente später ausgedruckt werden müssen oder im Volltext durchsuchbar sein sollen. Die Frage, ob die Dokumente farbig oder in Schwarz-Weiß gescannt werden sollen, ist vom vorhandenen Speicherplatz und der Bandbreite der genutzten Datenleitung abhängig.
(4) Umgang mit Original-Dokumenten und Duplikaten definieren: Empfehlenswert ist das Anlegen von Positiv- und Negativlisten. Sämtliche Dokumentenarten, die vor dem Scanvorgang aussortiert werden, lassen sich in einer Negativliste hinterlegen. Originale von Sozialversicherungs-Ausweisen oder Lohnsteuerkarten sind typische Beispiele hierfür. In der Positivliste sind die Dokumente aufgeführt, die nach dem Scannen im Original aufgehoben werden. Dazu gehören beispielsweise Original-Arbeitsverträge oder Urkunden.
(5) Maßnahmen zum Schutz und zur Sicherheit: Bei Personalakten handelt es sich um vertrauliche personenbezogene Daten. Wenn ein Dienstleister sie verarbeitet, muss der Anwender darauf achten, dass dieser die in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aufgeführten Vorgaben einhält und seine Mitarbeiter entsprechende Verpflichtungen unterschreiben lässt. Damit die Digitalisierung unter Einhaltung der DSGVO sichergestellt ist, gilt es weiterhin einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit dem Dienstleister abzuschließen. Wenn der Anwender sich dafür entscheidet, die personenbezogenen Dokumente selbst zu digitalisieren, müssen die entsprechenden Datenschutz-Maßnahmen hausintern umgesetzt werden.
(6) Entsorgung der Papierakten: Anordnung, was mit alten Papierakten geschehen soll – ob sie datenschutzkonform vernichtet oder weiter aufbewahrt werden.
Der IT-Dienstleister Tropper Data Service beschäftigt über 300 Mitarbeiter und verfügt über eine Niederlassung in Neuenhagen/Berlin sowie Geschäftsstellen in Ratingen und Dresden. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt Dokumenten-Management-Systeme. Weitere Schwerpunkte sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Daten-Konvertierung und -Archivierung sowie Business Process Services.
