Immer mehr Beschäftigte gehen von zuhause aus ihrer beruflichen Tätigkeit nach. Gerade im Ausland gilt es bei der Planung und Umsetzung des Home-Offices einiges zu beachten. Vor allem die Aufenthalts-Dauer und der Aufenthalts-Ort spielen hierbei eine signifikante Rolle.
„In den letzten Jahren zeigt sich auch in der deutschen Arbeitswelt ein neuer Trend: die sogenannte ‚Workation‘. Dabei handelt es sich um eine Form des Urlaubs, die aus den englischen Wörtern ‚Work‘ und ‚Vacation‘ zusammengesetzt ist. Diese Form des Urlaubs zielt auf das Home-Office im Urlaub ab. Im deutschen Arbeitsrecht ist dieser Begriff bisher noch nicht etabliert. Infolgedessen ist es ratsam für Arbeitnehmer und -geber, klare vertragliche Bestimmungen für Workations zu formulieren“, erklärt Volker Görzel, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Köln und Mitglied des VDAA Verbands deutscher Arbeitsrechtsanwälte e. V. mit Sitz in Stuttgart.
Es ist zunächst von Bedeutung, die Dauer der Workation festzulegen. Wenn diese kürzer als vier Wochen ist, ergibt sich Görzel zufolge kein Erfordernis für arbeitsrechtliche Maßnahmen. Gleichwohl sollte geprüft werden, ob es für die Arbeitnehmer legal ist, im entsprechenden Urlaubsland zu arbeiten. Eventuell benötigen Beschäftigte eine Aufenthalts-Genehmigung oder eine Arbeitserlaubnis. Wenn sich der Ort der Workation innerhalb der EU befindet, dann stellt dies aufgrund der Freizügigkeit für EU-Bürger „normalerweise kein Problem dar“, führt der Arbeitsrechtler weiter aus. Er empfiehlt, eine Vereinbarung darüber zu treffen, welche Regelungen hinsichtlich Arbeitszeiten, Pausen und Vergütung für Arbeitnehmer gelten.
Wenn Arbeitnehmer länger als nur für die Dauer eines Urlaubs aus dem Ausland für ihren deutschen Arbeitgeber tätig sein möchten, ist die Dauer und die spezifische geografische Lage von Relevanz. Bei einer zeitlich begrenzten Arbeit innerhalb Europas gelten die Regelungen für die Tätigkeit innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz. Beträgt dieser Zeitraum unter 6 Monate, ist das laut Görzel „normalerweise unproblematisch“.
Im Juli 2023 trat ein neues Abkommen für das Home-Office im Ausland in Kraft. Es bezieht sich spezifisch auf grenzüberschreitende Telearbeit. Die neu eingeführte Rahmen-Vereinbarung der Europäischen Kommission ist eine Ausnahme von der 25-Prozent-Regelung. Diese besagte, dass Arbeitnehmer im heimischen Sozialversicherungs-System bleiben können, solange die Home-Office-Tätigkeit im Ausland nicht 25 Prozent der gesamten Wochenarbeitszeit überschreitet. Ab einem Anteil von 25 Prozent Telearbeit im Wohnsitzstaat gilt das Sozialversicherungs-Recht dieses Landes.
„Diese Rahmen-Vereinbarung hat einige Bedingungen. Die Tätigkeit muss zunächst für einen Arbeitgeber im Land des Geschäftssitzes erfolgen. Die Telearbeit im Home-Office muss im Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers ausgeübt werden. Dritte Staaten dürfen dabei nicht beteiligt sein. Zu beachten ist aktuell, dass nicht alle EU-Länder die Rahmen-Vereinbarung unterzeichnet haben“, erläutert der Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Das Home-Office außerhalb der EU ist meistens schwieriger umzusetzen: „Es ist nicht selten, dass das ausländische Home-Office vom Arbeitnehmer außerhalb der EU durchgeführt wird. Hierbei sind sorgfältige Überlegungen erforderlich. Je nach Staatsangehörigkeit der Arbeitnehmer können zusätzliche Anforderungen auftreten. Auch wenn der private Zweck des Aufenthalts möglicherweise im Vordergrund steht. Es sollte beachtet werden, dass die Arbeitnehmer trotzdem im Ausland arbeiten, wenn auch nur digital“, gibt Görzel zu bedenken. In der Regel kann eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis nur dann reibungslos erworben werden, wenn es eine örtliche Tochter-Gesellschaft gibt und auf eine interne Konzern-Entsendung zurückgegriffen wird. Diese Option steht jedoch nur wenigen Unternehmen offen.
Um insgesamt gewisse Rahmen-Bedingungen zu definieren, ist eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag sinnvoll. Das gilt insbesondere dann, wenn abzusehen ist, dass die betroffenen Arbeitnehmer länger als einen Monat im Ausland arbeiten. Die genauen Regelungs-Inhalte variieren je nach Einzelfall, sollten aber auch sozialversicherungs- und steuerrechtliche Aspekte berücksichtigen: „Die steuerlichen Auswirkungen können begrenzt werden, solange die Tätigkeit im ausländischen Home-Office vorübergehender Natur ist und der Wohnsitz in Deutschland beibehalten wird“, fasst der Arbeitsrechtler zusammen.
