Grippewelle

Gute Regeln für die Vertretung

Ausgabe-Nr.: 2/2019

Grippewelle in Deutschland: Die größte Herausforderung bei der temporären Vertretung besteht darin, die notwendigen Hintergrund-Informationen für die Vertretung zu finden.

Die Grippe fegt durchs Land und sorgt weiterhin für hohe Ausfallzeiten. Allein in der dritten Januar-Woche registrierte das Robert Koch Institut über 2.200 neue Fälle von Grippe in Deutschland. Fast ein Viertel der Büroarbeiter muss jede Woche einen ausfallenden Kollegen vertreten. Die volkswirtschaftlichen Kosten aufgrund gesundheitsbedingter Ausfälle sollen angeblich im zweistelligen Milliardenbereich liegen.

Eine Untersuchung der ORTS Group in Oberursel bei Frankfurt zeigt, dass mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter mehrmals im Monat die Arbeit für einen Kollegen, der nicht arbeitet, mit erledigen muss. Fast ein Viertel gibt sogar an, einen ausfallenden Mitarbeiter jede Woche vertreten zu müssen.

Die größte Herausforderung bei der temporären Vertretung besteht für 37 Prozent der Befragten darin, die notwendigen Hintergrund-Informationen für die Vertretung zu finden. Danach folgt das Verstehen des Aufgabenstatus (34 Prozent) und das Wissen darüber, wen man kontaktieren muss, um die Aufgabe zu Ende bringen zu können (25 Prozent).

Auch das zusätzliche Zeitaufkommen für die Vertretung ist nicht unerheblich: 38 Prozent benötigen bei der Vertretung täglich mindestens eine zusätzliche Stunde, 11 Prozent sogar über zwei Stunden. 33 Prozent geben an, täglich eine halbe Stunde bis Stunde extra zu brauchen, wenn der Kollege nicht da ist.

„Krankheiten können nicht geplant werden. Aber was geplant werden kann, sind gute Vertretungsregelungen und eine transparente Kommunikation, und diese bereits im Vorfeld“, sagt André Mindermann, Co-Founder und CEO der OTRS AG.

Eine ausbleibende Antwort kann im digitalen Zeitalter große Folgen haben und unter Umständen sogar zum Verlust eines Kunden führen. Was sich anbietet, ist ein Cloud-basiertes Ticket-System. Hier werden alle Anfragen, Probleme und Kommunikations-Abläufe und ihr aktueller Status transparent hinterlegt. Ein Vertreter muss sich also nicht erst in einen fremden E-Mail-Account einloggen, um den letzten Vorgang einzusehen. So können Unternehmen ihre Risiken, die bei hohen Ausfallzeiten entstehen, minimieren.

 

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