Deutschlands Wirtschaft hat große Erwartungen an die Vorteile der Digitalisierung, jedoch sind viele Unternehmen hinsichtlich einer strategischen Implementierung geeigneter Prozesse zurückhaltend. Die Berge an digitalisierten Dokumenten wachsen, aber es fehlt bisweilen am Know-how, um wertvolle Unternehmensinformationen auf optimale Weise zu verwalten. Das belegt die neue Studie des Archiv- und Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain in Zusammenarbeit mit Arlington Research.
„Trotz Verständnis hinsichtlich des Wertes der Unternehmensinformationen – wenn es darum geht, angesichts der Digitalisierung Compliance-gerecht zu agieren oder strategisch Prozesse aufzusetzen, die klar verständlich und einfach zu befolgen sind, versäumen es viele Unternehmen, die Vorteile aus der Entwicklung zu schöpfen und in puncto Informationsmanagement vorzusorgen“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH in Hamburg.
Diese Entwicklung zeichnet sich in vielen deutschen Unternehmen ab. Dabei besteht die Gefahr, dass ein unzureichendes Informationsmanagement die Vorteile der Digitalisierung verhindert. Alarmierend ist, dass insgesamt 44 Prozent der befragten Führungskräfte denken, dass die aktuellen Informationsmanagement-Richtlinien ihres Unternehmens den geschäftlichen Anforderungen und denen ihrer Kunden nicht oder nur teilweise gerecht werden. Zudem seien in den Organisationen die Informationen zwar zu 85 Prozent digital vorhanden, aber knapp ein Drittel gestand, dass keine digitalen Workflows festgelegt seien. Erstaunlich ist zudem, dass bei 33 Prozent diesbezüglich in den kommenden drei Jahren auch keine Veränderungen geplant sind.
Auch zeigten sich große Widersprüche bei den Befragten in der Einschätzung der Entwicklung in den vergangenen fünf Jahren. Wenn es um Sicherheit bei Zugriff, Speicherung und Analyse digitaler Informationen geht, sehen 36 Prozent die Verwaltung inzwischen als einfacher an. Anders sieht das dagegen fast die Hälfte der leitenden Angestellten, die diese als komplexer und schwieriger einschätzt.
Problematik: Aufbewahrungsfristen
Neben der zögerlichen Prozessoptimierung ist speziell auch beim Thema „Aufbewahrungsfristen“ für viele Unternehmen offenbar noch Luft nach oben. Obwohl Papierdokumente hinsichtlich eines festgelegten Zeitplans besser verwaltet werden als digitale Dokumente, gibt es in immerhin sieben Prozent aller Fälle gar keine offiziellen Vorgaben für die Aufbewahrung von Papierakten.
Im Vergleich dazu haben jedoch doppelt so viele der Organisationen keine Fristen für digitale Dokumente. Die Quote derjenigen, die unter den Führungskräften nicht einmal Kenntnis von vorgegebenen Zeitplänen hat, ist hinsichtlich der Informationen in Papierform oder im Digitalen mit drei und vier Prozent nahezu gleich. Scheinbar kommt dazu ein organisatorisches Problem mit rechtlicher Relevanz. Ein deutlicher Anteil der Teilnehmer ist nicht sicher, ob die Beseitigung der Dokumente den Unternehmensvorgaben entsprechend erfolgt.
Strukturelle Defizite beim Informationsmanagement stellen also für Unternehmen ein ebenso großes Risiko in rechtlicher Hinsicht dar wie die drohende Gefahr eines Informationsverlustes. Den Angaben zufolge bewahrt fast ein Drittel der Unternehmen ihre Papierakten im Keller des Geschäftsgebäudes auf, wo sie dem erhöhten Risiko von Brand und Feuchtigkeit ausgesetzt sind.
Generell befassen sich die Unternehmen noch nicht aktiv genug mit dem Schutz ihrer Daten. So beginnt am 25. Mai 2018 die Anwendbarkeit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung, jedoch haben elf Prozent der befragten Führungskräfte sich noch gar keine Gedanken dazu gemacht. Ebenso viele können bisher keine Einschätzung geben, wie sich das auf ihre Informationsmanagement-Strategie auswirkt.
