In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung von Unternehmensprozessen stehen viele Mittelständler vor der Herausforderung, wo sie denn überhaupt ansetzen sollen, damit die Digitalisierung effizient sowie nachhaltig gelingt und auch von Mitarbeitern akzeptiert wird. Mit der Umrüstung auf ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS), das nicht nur archivieren, sondern auch Workflows abbilden kann, gelingt die digitale Transformation in wenigen Schritten.
„Digitalisierung fängt im Kopf an. Unternehmen müssen umdenken und ihre Arbeitssystematik verändern. Dazu gehört es zum Beispiel, herkömmliche Faxgeräte ab- und Scanner anzuschaffen, Notizen elektronisch zu führen und die externe sowie interne Kommunikation zu verändern“, sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler in Königs Wusterhausen. Das Unternehmen beschäftigt sich seit 1996 mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und spezialisierte sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen. Auf der CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware „Office Manager“ vorgestellt.
Um den ersten Schritt durchzuführen, sollten weiterhin Lieferanten und Kunden auf digitale Rechnungen und Lieferscheine umgestellt, Geschäftspost als PDF in E-Mails versandt, aber auch interne Dokumente wie Lohnzettel, Urlaubsanträge oder Reisekosten ausschließlich digital bereitgestellt werden.
In einer zweiten Maßnahme müssen alle Daten, die im Unternehmen verteilt herumliegen (in E-Mail-Postfächern, in Aktenordnern, auf Notizzetteln und auf Fileservern), digital nutzbar gemacht und zentral an einem Ort zusammengeführt werden. Das bedeutet: Alle digitalen Dokumente werden in das DMS verschoben. Per Drag & Drop können Dateien und E-Mails samt ihren Anhängen mit der Maus verlagert werden. Das sollte die entsprechende Software leisten können. Die Stichworte für den dritten Schritt lauten: Automatische Volltext-Erfassung und sofortige Verschlagwortung des Dokumenteninhaltes. Der Anwender muss die digitalen Dokumente binnen Sekunden anhand der Schlagworteingabe im Suchfenster wiederfinden können.
Schritt 4: Die Beseitigung der über Jahre angewachsenen Papierberge erfolgt über geeignete Scanner. Das heißt, dass ein moderner Dokumentenscanner in der Lage sein muss, stapelweise sowohl Vorder- als auch Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig einzulesen, und die Erfassung im Volltext stattfindet. Der positive Nebeneffekt: Nach erfolgtem Scannen werden die Dokumente vernichtet und der Anwender spart Platz und Kosten für deren Lagerung.
Das Finale: Die Voraussetzung für den digitalen Workflow ist geschaffen. Über die DMS können die zentral hinterlegten Dokumente von allen autorisierten Mitarbeitern weiter bearbeitet werden. Damit ist das Unternehmen nunmehr auch in der Lage, an mehreren Standorten eine übergreifende elektronische Kunden- oder Projektakte zu führen, in der alle Informationen auf einen Blick einsehbar sind und Aufgaben organisiert werden können.
