Deutsche Unternehmen sehen die Digitalisierung als Chance. Obwohl die Bereitschaft zur Veränderung hoch ist, besteht bei der Koordinierung nach wie vor Nachholbedarf. Die Mehrheit der umsatzstarken Unternehmen nutzt bereits Enterprise Content Management (ECM)-Software. Collaboration-Tools sind dagegen kaum verbreitet.
Der Bitkom untersuchte im Rahmen des Digital Office Index (DOI) die Bereitschaft zur Veränderung sowie die konkrete Digitalisierungsstrategie der deutschen Unternehmen. Die Ergebnisse zeigen, dass fast 80 Prozent der befragten Firmen das Faxgerät häufig zur internen oder externen Kommunikation nutzen. Nur halb so viele setzen Online- oder Videokonferenzen ein und lediglich 15 Prozent soziale Netzwerke. Collaboration-Tools sind bisher wenig verbreitet.
Die Mehrheit der großen Unternehmen nutzt ECM-Software, um Informationen besser zu verteilen oder Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden. Die Hälfte digitalisiert ihre Dokumente über ECM-Software, 44 Prozent steuern Prozesse wie die Freigabe von Rechnungen digital (-> Grafik 1). Der Digitalverband sieht großes Potenzial in der elektronischen Rechnung und der elektronischen Akte.
Aktuell erstellen nur 18 Prozent aller Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch. Die meisten Rechnungen werden noch auf Papier erstellt. Über 30 Prozent der Unternehmen haben ihre Papierakten weitgehend digitalisiert. Weitere 37 Prozent haben zumindest die neueren Papierakten teilweise digitalisiert. Bei 74 Prozent ist die Produktion und Projektabwicklung stark digitalisiert.
Mehrheit der großen Unternehmen nutzt ECM-Software
Obwohl 87 Prozent der Firmen den digitalen Wandel nicht als Risiko ansehen, sollen der Untersuchung zufolge 40 Prozent der mittleren und kleinen Unternehmen über eine Strategie für die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse verfügen. Indes: Bei den Großkunden haben nur zwei Prozent die Position eines Chief Digital Officers (CDO) zur Koordinierung einer Digitalisierung installiert.
Bei den meisten Firmen wird diese Funktion entweder von der Geschäftsführung oder vom Vorstand selbst (34 Prozent) oder vom IT-Leiter (36 Prozent) übernommen. Knapp 30 Prozent haben gar keine bereichsübergreifende Koordinierung der Digitalisierung. Dienstleister wie Versicherungen und Banken sind mit mehr als 80 Prozent der Mitarbeiter am Computer und circa 40 Prozent der Worker an Mobilgeräten Spitzenreiter in puncto Digitalisierungsstrategie. Transport und Logistik bilden hingegen das Schlusslicht (-> Grafik 2).
