Viele Unternehmen pflegen gegenüber der digitalen Archivierung von Mitarbeiter-Dokumenten ein gesundes Maß an Zurückhaltung. Die Bewältigung großer Mengen an Informationen und etwaige Sorgen um Datenschutz-Verletzungen wirken hierbei oft als unüberwindbare Hindernisse. Dabei sorgt die virtuelle Personalakte für eine effizientere Personal-Verwaltung und verbesserte Recruiting-Prozesse.
„Es gibt drei maßgebliche Faktoren, die Unternehmen von der Einführung abhalten: Während sich die generellen Vorteile einer digitalen Personalakte meist sofort erschließen, sprengen die konkrete Anpassung für das eigene Unternehmen und der Funktionsumfang oft den Rahmen. Als zweiter Punkt erscheint der Aufwand für die Digitalisierung bestehender Mitarbeiterdokumente zu groß, da jedes einzelne verarbeitet werden muss. Zu guter Letzt fehlt der Überblick über die Möglichkeiten, die eine digitale Personalakte Unternehmen jeder Größe bietet – hier schwingt zudem die Angst mit, gegen DSGVO-Vorschriften zu verstoßen“, fasst Manuel Metzler, Vertriebsleiter der eks informatik GmbH in Götzis (Österreich), die Bedenken vieler Unternehmer zusammen.
Die generelle Stärke einer DMS-basierten Personalakte liegt darin, dass Daten aus verschiedenen Unternehmens-Anwendungen gebündelt und vereint in einer Übersicht angezeigt werden. Über ein Dashboard können alle Informationen eines Mitarbeiters wie Adresse, Lohnnachweis, Einstufung, Vorgesetzter etc. abgerufen werden. Bereits vorhandene Dokumente lassen sich in der Regel schnell über einen Scandienstleister oder via OCR-Erkennung (automatisierte Texterkennung) integrieren.
Das Ziel besteht darin, eine mehrstufige Unterstützung der Personalabteilung zu erreichen. Schnittstellen zu anderen Systemen bieten die Möglichkeit zur Integration aktueller Daten, wie beispielsweise des derzeitigen Stundensaldos. Alle Dokumente finden sich dann an einem Ort wieder. Sämtliche Belege sind rechtsgültig, unveränderbar und versioniert archiviert.
Weiterhin können zum Beispiel befristete Arbeitsverträge durch eine Reminder-Funktion automatisch in Erinnerungs-E-Mails vor Vertragsablauf an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung gesendet werden. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeiter-Gespräche wird erleichtert, da sich die jeweiligen Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eintragen lassen. Gepaart mit Onboarding- und Offboarding-Workflows kann ebenfalls die Digitalisierung von HR-Dokumenten und -Prozessen konkret umgesetzt werden.
Optimal Systems bietet die so genannte enaio-Personalakte an, die alle Bereiche des Bewerber-Managements abdeckt. Dazu gehören der Abgleich von Soll- und Ist-Profilen der Bewerber, die Einrichtung dedizierter Stellenmanager, die Unterstützung von Workflows sowie eine strukturierte Ablage aller Kandidaten-Profile.
Zum Thema DSGVO: Die Datenschutz-Grundverordnung ist im Zusammenhang mit der Implementierung von digitalen Mitarbeiter-Dokumenten allgegenwärtig. Diese stellt bei einer digitalen Personalakte allerdings kein Problem dar, weil sich alle Dokumente an einem Ort befinden. Somit kann der Zugriff über Berechtigungen granular gesteuert werden. Dem Mitarbeiter wird es dadurch ermöglicht, jederzeit seine eigene Akte einzusehen.
Außerdem sieht das Bundesdatenschutz-Gesetz nach jedem abgeschlossenen Bewerbungs-Verfahren eine Löschung der persönlichen Daten der Mitbewerber vor. Diesen Prozess löst ein Feature für automatische Löschfristen. Auch Anwendungen wie rollenbasierte und temporäre Zugriffe gewährleisten, dass Informationen über die Kandidaten nur in die richtigen Hände gelangen.
Insgesamt ist die Einführung einer digitalen Personalakte mit einigem Kostenaufwand verbunden. Wenn das jeweilige System jedoch erst einmal eingerichtet ist, spart es viel Zeit sowie Platz (Papierakten) und reduziert die Verwaltungskosten. In Verbindung mit einem revisionssicheren DMS wird ebenso die unveränderliche Speicherung der Dokumente sichergestellt.
