DSGVO-konforme Bewerbung

Wesentliche Vereinfachung

Ausgabe-Nr.: 10/2018

Der Sync&Share-Anbieter TeamDrive bietet ein sicheres digitales Postfach für Personalbüros an. Damit können künftig digitale Bewerbungen DSGVO-konform verwaltet und bearbeitet werden. Der Bewerber erhält Zugang zu der digitalen Speicherakte via URL. So kann er die geforderten Bewerbungs-Unterlagen per „Drag & Drop“ über eine sichere Datenverbindung über den Web-Browser hochladen. Bewerbern wird es damit leicht gemacht, ihre persönlichen Dokumente einfach und auf sicherem Weg anzuliefern.

 

Genauso einfach haben es Personalberater, die laut Gesetz verpflichtet sind personenbezogene Unterlagen digital sicher zu versenden. Möglich wird das in TeamDrive durch einen Rechtsklick auf das Dokument. Mit der Auswahl über E-Mail versenden öffnet sich der Mail Client und die Anlage wird durch einen Link der E-Mail hinzugefügt. Für Outlook-Nutzer gibt es alternativ ein Plugin. Der Anhang wird abgetrennt und über einen sicheren Weg bereitgestellt. Über einen Link, der auch Passwort-geschützt sein kann, kann die Datei dann heruntergeladen werden. So werden keine Daten unverschlüsselt gespeichert und übertragen.

Im Bewerbungsprozess werden beinahe unzählige personenbezogene Daten bearbeitet, weitergegeben und gespeichert. Um nach EU-DSGVO empfindlichen Bußgeld-Bescheiden zu entgehen, müssen inzwischen allerdings ‚technische und organisatorische Maßnahmen‘ getroffen werden, die sicherstellen, dass Daten nicht durch Unberechtigte eingesehen, verändert oder gelöscht werden können. „Die Beweislast in punkto Datenschutz liegt dabei immer beim Unternehmen. Das digitale Postfach sowie das Outlook-Plugin bieten damit nicht nur eine sichere, sondern auch eine wertvolle Hilfe im Alltag“, erklärt Detlef Schmuck Geschäftsführer von TeamDrive.

Er weist besonders auf die Notwendigkeit der Datensicherung hin, weil „Bewerber immer die Möglichkeit haben, Verstöße der Aufsichtsbehörde zu melden, beispielsweise wenn die sichere Übertragung nicht gewährleistet wurde“. Parallel zum TeamDrive-Plugin rät der Software-Anbieter daher dazu, immer zu prüfen, ob auch darüber hinaus alle Voraussetzungen für eine sichere Speicherung des Datenmaterials gegeben sind.

 

 

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