E-Invoice-Management

Mächtige Transformation

Ausgabe-Nr.: 8/2020

Michael Schulze, Geschäftsführer der Upload@24 IT Consulting GmbH: „Wir vermarkten unser Analyse-Vorgehen vornehmlich an Fachhändler aus dem Umfeld von Druck und Kopie und haben bereits vor einigen Jahren ein spezifisches Analyse-Verfahren für Unternehmen entwickelt.“

In Europa werden über 35 Milliarden Rechnungen jährlich, davon ungefähr 10 Milliarden über elektronische Systeme papierfrei, abgewickelt. Doch das digitale Invoice Management gewinnt nicht nur im Hinblick auf die neuen EU-Richtlinien zunehmend an Bedeutung, sondern auch wegen der hohen Kosten bei der manuellen Rechnungs-Eingangsbearbeitung, welche die Unternehmen zwingen, entsprechende Lösungen in ihre IT-Landschaft zu integrieren. Letztendlich geht es auch darum, die Kosten von heute mindestens 10 Euro (beim Rechnungssteller und -Empfänger) um 60 bis 70 Prozent zu senken.

„Wir vermarkten unser Analyse-Vorgehen vornehmlich an Fachhändler aus dem Umfeld von Druck und Kopie. Wir haben bereits vor einigen Jahren ein spezifisches Analyse-Verfahren für Unternehmen entwickelt. Mittels spezieller Interview-Technik und Datenerfassung bewerten wir den aktuellen Aufwand in der Bearbeitung von Vorgängen und gleichen diesen mit einer möglichen optimierten Situation ab. Die Optimierung unterstellt dabei Technologien der Digitalisierung und Automatisierung auf Hersteller-neutraler Basis. So erhält der Kunde eine individuelle Auswertung seiner Potentiale und eine Wirtschaftlichkeits-Berechnung für seine ganz individuelle Situation“, sagt Michael Schulze, Geschäftsführer der Upload@24 IT Consulting GmbH in Hamburg.

„Unser Engagement richtet sich im Sinne eines ganzheitlichen Vorgehens; und zwar von der Konzeption über die Projektleitung bis zur Realisierung“, beschreibt die Bertling EDI Service & IT GmbH in Hamburg ihre Leistungen. Zu dem Portfolio der Firma zählen unter anderem die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung, Ablösung von papierbasierten Prozessen, Automatisierung der Kreditoren- und Debitoren-Abläufe und Outsourcing und Access Point (AP). Seit der Gründung 1999 stellen die Hamburger ihren Kunden in mehr als 50 Ländern ihre Dienstleistungen zur Verfügung. Dazu gehören Rechnungssteller und -empfänger, Lösungs- und Service-Anbieter, elektronische Marktplätze, Banken, Regierungen und Nutzer aus den unterschiedlichsten Branchen.

„Mit unserem Service erhalten unsere Kunden qualitätsgeprüfte rechtskonforme Daten, die sie direkt digital weiterverarbeiten können, ohne die Papierrechnung in die Hand nehmen zu müssen“, sagt Hans-Eckart Keller, Geschäftsführer der H.E. Keller GmbH aus Ditzingen. Sein Unternehmen kooperiert mit der Software4Professionals GmbH & Co. KG in Stuttgart. Das Ziel der Zusammenarbeit: ein nahtloser Prozess von der Papierrechnung bis zur automatisierten Buchung in SAP-Systeme.

Die Funktionsweise: Keller übernimmt alle Schritte der Rechnungs-Verarbeitung. Die Ditzinger Dienstleister leeren die Postfächer des Kunden und scannen die Rechnungen anschließend ein. Mittels OCR-Software erfolgt die Datenerkennung, etwaige Fehler der elektronischen Erkennung werden danach von Hand getilgt. Neben den auf Papier basierten Faktura nimmt Keller auch Rechnungen per E-Mail an, so dass Kunden auf diese Weise den kompletten Rechnungseingang outsourcen können.

Das österreichische Handels­unternehmen Glatz GmbH setzt bei der Digitalisierung des Rechnungseinganges auf den Schweizer DMS-Spezialisten Kendox und nutzt dabei dessen DMS ‚Info­Share‘. Die Glatz-Gruppe ist international tätig und unterhält ein weltweites Lieferanten-Netzwerk. Dabei verarbeitet der Foodbroker jährlich bis zu 17.000 Rechnungsbelege. Ziel des DMS-Projekts mit Kendox ist es, die derzeitige physische Archivierung von Rechnungen und anderen Dokumenten der Warenwirtschaft digital zu gestalten. Ein Kernaspekt für die Umsetzung ist die Einbindung der bei Glatz verwendeten ERP- und Warenwirtschafts-Software sowie der Finanzbuchhaltungs-Lösung.

„Der regelmäßige Aufwand für die Verteilung, Verarbeitung und Archivierung der eingehenden Belege in einem Unternehmen unserer Größe ist enorm. Wir haben diverse Lösungen geprüft und uns schließlich für ‚Info­Share‘ entschieden“, erklärt Mag. Stefan Wohlmuth, Leiter Controlling und IT bei Glatz.

Nach Meinung von Experten steht die E-Rechnung im Zeichen großer Markt-Veränderungen. Die anstehende Transformation ist mächtig und betrifft die meisten Organisationen. Sie wird durch verschiedene Faktoren getrieben. Einerseits katapultieren regulatorische Anforderungen den Markt in eine neue Dimension. Andererseits eröffnen neue Technologien ungeahnte Möglichkeiten.

 

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