Unternehmen, die im Behörden-Geschäft verankert sind, sollten sich in diesem und im nächsten Jahr in Sachen elektronischer Rechnungsstellung auf neue EU-Richtlinien einstellen und bei der digitalen Abwicklung in neue IT-Prozesse investieren. Sie müssen sowohl technisch aufrüsten als auch neue Dienstleister beauftragen. Wer sich diesen Vorgaben nicht beugen kann oder will, ist sehr schnell ‚out of business‘.
„In acht von zehn Unternehmen wird Peppol eine Integrations-Leistung erforderlich machen“, sagt Axel Oppermann vom Analystenhaus Avispador aus Kassel. Der Berater bezieht sich auf das neue Verfahren ‚Pan-European Public Procurement OnLine“ (Peppol). Es handelt sich um ein internationales Projekt innerhalb der Europäischen Union. Das Ziel: Sowohl Vergabe- als auch Abrechnungsverfahren sollen auf einen einheitlichen elektronischen Standard gebracht werden. Aus diesem Grunde werden die behördlichen Auftraggeber verpflichtet, die elektronische Rechnung einzuführen und ihre Auftragnehmer ebenfalls auf den gleichen Level einzuschwören.
Die Behörden könnten dafür theoretisch auch einen anderen Standard nutzen. Aber der IT-Planungsrat (ein politisches Steuerungsgremium von Bund und Ländern, das die Zusammenarbeit der Informationstechnik koordiniert) ließ bereits im letzten Jahr verlauten, dass Bund und Länder „mindestens Peppol“ anbieten sollen. Das bedeutet: Rechnungssteller, die einfach ein PDF aus der Buchhaltung generieren und auf den Weg bringen, werden bereits mittelfristig von keiner deutschen Behörde mehr akzeptiert.
„Das digitale Rechnungs-Management ist keine Zukunftsfantasie mehr, sondern schon längst gelebte Wirklichkeit in vielen Unternehmen und Verwaltungen“, verkündet der Software-Anbieter Optimal Systems GmbH in Berlin und zählt die Vorteile auf. Darunter beschleunigte Prozesse sowie deutlich reduzierte Fehlerquoten, weniger Papier und kein Porto (Ersparnis bis zu 35 Prozent) sowie weniger Aufwand und damit Zeitersparnis.
Das Ziel: Sowohl Vergabe- als auch Abrechnungsverfahren sollen auf einen einheitlichen elektronischen Standard gebracht werden.
Die deutsche Wirtschaft muss also ihre IT auf Peppol umstellen. Und zwar schneller, als manche Unternehmen sich das derzeit vorstellen. Der Bund und die Hansestadt Bremen beispielsweise verpflichten ihre Auftragnehmer ab November 2020 zur Abgabe einer elektronischen Rechnung, Hamburg folgt Ende 2020, die übrigen Bundesländer aller Voraussicht spätestens 2021.
Laut EU-Richtlinie „müssen oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane E-Rechnungen ab dem 27. November 2018 annehmen, alle anderen Behörden ab dem 27. November 2019. Und zwar unabhängig vom Rechnungsbetrag. Darüber hinaus sollen Lieferanten hierzulande ihre Rechnungen ab dem 27. November 2020 elektronisch stellen müssen – außer bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro“.
Die Umsetzung der EU-Richtlinie verlangt nicht nur eine relativ kurzfristige Reaktion, sondern verursacht auch Kosten. Der Aufwand, den die Unternehmen betreiben müssen, entsteht durch die Struktur von Peppol. Diese ist prinzipiell vergleichbar mit dem E-Mail-Versand, bei dem auch ein Provider zwischengeschaltet ist, der sowohl den Versand als auch das Empfangen der elektronischen Post regelt. Bei Peppol heißt dieser Dienstleister Access Point (AP).
Ein Anwender, der die elektronische Rechnungsstellung einführen möchte, abonniert also einen AP-Anbieter seiner Wahl. Diese senden dann ihre elektronischen Rechnungen an den AP, der diese in ihrem Namen an APs liefert, die die Empfänger (Behörden) bedienen. Der Austausch von E-Rechnungen zwischen den APs erfolgt dann in einem Standard-Peppol-Format. Jede Firma muss sich nur mit einem AP verbinden und ist dadurch mit allen Parteien im Netzwerk verbunden.
Das Unternehmen kümmert sich ferner um die Daten-Abbildung zwischen seinem eigenen Standard und dem gemeinsamen Peppol-Standard. So entsteht eine verteilte Architektur und der Peppol-Nutzer muss sich nicht mehr um die Integration einzelner Partner kümmern (-> Grafik 1).
Der oben beschriebene digitale Weg unterscheidet sich von den meisten aktuellen E-Rechnungs-Prozessen, in denen eine Rechnung beispielsweise eine PDF-Datei ist, die per E-Mail an den Empfänger geschickt wird. Oft genug muss dabei ein Sachbearbeiter die Details der Faktura manuell eingeben oder die Seiten der Rechnung in die IT einscannen. Diese Bearbeitung ist entsprechend ineffizient und fehleranfällig. Um die Prozesskosten zu senken und Fehler zu eliminieren, setzt die EU auf das digitale Verfahren. Hamburg kündigte aber bereits an, den antiken PDF-Versand noch eine Weile zu akzeptieren.
Wenn Peppol bis spätestens 2021 bundesweit Praxis und Pflicht wird, müssen die Unternehmen bis dahin einen entsprechenden AP ihrer Wahl beauftragen. Es ist davon auszugehen, dass hier Kosten ähnlich einem Abo für einen E-Mail-Provider entstehen, die dann beispielsweise nach Rechnungs-Volumen abgerechnet werden.
Interessant wird jedoch die Höhe des Aufwandes sein, der den Integratoren zugutekommt. Dazu zählen unter anderem die Quibiq GmbH in Stuttgart oder die Bertling EDI Service & IT GmbH in Hamburg (-> folgender Artikel). Diese Spezialisten schaffen Peppol-Schnittstellen zu ERP-Lösungen wie SAP oder Microsoft Dynamics, so dass der reibungslose Versand der Rechnungen zum AP und die Integration der Rechnungsprozesse in die Firmen-IT auch tatsächlich funktionieren. „Ohne diese Schnittstellen wird Peppol noch mehr Aufwand verursachen, anstatt diesen wie geplant zu senken“, erläutert Oppermann.
Das Fazit: Auch Unternehmen, die bereits einen hohen Grad an Automatisierung im Rechnungsprozess praktizieren und schon elektronische Rechnungen über EDI/XML oder ein Hybridmodell aus EDI/XML und PDF mit Behörden austauschen, müssen für Peppol in die Tasche greifen. Ebenso bleiben kleinen und mittleren Betrieben, die noch auf Papier mit der Kommune abrechnen, entsprechende Investitionen nicht erspart.
Im Übrigen entsteht nach der Rechnungsstellung ein weiterer Mehraufwand. Denn auch die Vergabe von Aufträgen wird in wenigen Jahren nur noch nach einem digitalen Standard ablaufen, da dieser wie auch die Peppol-Bausteine für den digitalen EU-Binnenmarkt vorgesehen ist. Dann werden zwangsläufig weitere Gelder für die Digitalisierung fällig.
