Unser Blog

1. Markteinordnung

Öffentliche Auftragsvergabe – Milliardenmarkt mit Hürden

Zum Auftakt der Blick aufs große Ganze: Mit einem Auftragsvolumen von 135,2 Milliarden Euro allein im Jahr 2024 (Destatis) ist die öffentliche Beschaffung einer der bedeutendsten Wirtschaftsfaktoren Deutschlands. Der Beitrag zeigt, warum IT-Infrastruktur und professionelle Arbeitsgeräte zu zentralen Wachstumstreibern werden, während der Consumer-Markt schwächelt.

Herausforderungen im Behördengeschäft – Die Hürde sinkt, der Druck steigt

Neues Vergaberecht seit Juli: Nachweise erst, wenn es ernst wird – und ein vergessenes Formular kostet nicht mehr das ganze Verfahren. Dafür greift die neue Tariftreuepflicht ab 50.000 Euro, allerdings nur bei Services wie MPS, nicht beim Gerätegeschäft. Die größere Baustelle bleibt die Bündelung.

Auftragsberatungsstelle – Raus aus dem Vergabe-Dickicht

Eine kritische Außensicht: Lars Wiedemann, Geschäftsführer der Auftragsberatungsstelle Mecklenburg-Vorpommern und Sprecher der Ständigen Konferenz der Auftragsberatungsstellen, nimmt den föderalen Flickenteppich aus Regularien, Vergabeplattformen und Tariftreueregelungen unter die Lupe – und zeigt, wo Unternehmen besonders an Teilnahmehürden stoßen.

Umfrage Vergaberecht – Verschiedene Blickwinkel

Stimmen aus Fachhandel und Verbänden: Mehrere Fachhändler sowie die Branchenverbände Bitkom und IBA schildern ihre Erfahrungen mit uneinheitlichen Schwellenwerten und wachsenden Rahmenvertragsstrukturen – und erklären, warum das Behördengeschäft ohne spezialisiertes Team und belastbare Prozesse kaum wirtschaftlich zu stemmen ist.

Hersteller-Statements – Behörden-Geschäft

Hersteller geben Einblick in ihre Angebotsstrategien und Service-Konzepte für den öffentlichen Sektor – von zentralem Ausschreibungs-Management bis zu herstellerunabhängigen Output- und Fleetmanagement-Lösungen.

2. Der Ausschreibungsprozess

Ausschreibungskompass/Produktdatenbank – Waffengleichheit statt Wunschzettel

Der Einstieg ins Verfahren: Warum Behörden bei Druckern und MFPs nie nur ein Gerät, sondern stets ein Rundum-Paket aus Miete, Wartung und Verbrauchsmaterial über drei bis sechs Jahre ausschreiben – und wie eine herstellerneutrale Produktdatenbank als Kompass durch die rechtlich vorgeschriebene Markterkundung (§ 28 VgV, § 20 UVgO) dient.

Ausschreibungsprozedere – Vom Angebot zum Zuschlag: Vergabe in sechs Runden

Sechs Stationen, drei Fristen: 30 Tage fürs Angebot, 10 für die Rüge, 10 bis 15 bis zum Vertrag. Nachweise kommen seit Juli erst zum Schluss – der Papierberg wandert ans Ende. Und beim Rahmenvertragsabruf entfällt die Vorabinformation: Wer nicht drinsteht, erfährt nichts mehr.

Ausschreibungen finden – Nicht jeder Treffer ist eine Chance

Wie man Ausschreibungen systematisch findet und früh richtig bewertet: von zentralen Portalen wie dem Bekanntmachungsservice des Bundes bis zum passenden Suchraster – und warum ein konsequenter Bid-or-no-Bid-Entscheid über Erfolg oder Ressourcenverschwendung entscheidet.

Beschaffungsmodelle – Nicht jeder Zuschlag ist schon Umsatz

Zentrale Beschaffungsstellen, Einkaufskooperationen, Rahmenvereinbarungen und dynamische Beschaffungssysteme im Vergleich: Der Beitrag klärt, wann ein Zuschlag tatsächlich Umsatz bedeutet und wann er nur den Platz im Lieferantenkreis sichert.

Bietergemeinschaft und Eignungsleihe – Kooperationen für den Mittelstand

Wie mittelständische Fachhändler und Systemhäuser über Bietergemeinschaften, Nachunternehmen, Herstellerunterstützung und Eignungsleihe Reichweite, Personal und Referenzen ergänzen können, um auch überregionale Lose zu stemmen.

Digitale Angebotsabgabe – Ohne Last-Minute-Risiko

Warum die sichere E-Vergabe-Abgabe nicht erst beim Upload beginnt, sondern beim ersten Download der Unterlagen – und wie eForms, elektronischer Katalog und E-Rechnung sauber voneinander abzugrenzen sind.

3. Angebotserstellung, Nachweise und Anforderungen

Angebotskalkulation und TCO – Wie Sie Wertungsmatrix und TCO für sich entscheiden

Warum im Behördengeschäft nicht das billigste, sondern das wertungslogisch beste Angebot gewinnt: Der Beitrag erklärt A- und B-Kriterien, die Übersetzung der Wertungsmatrix in Euro und die Richtwertmethode (Z = L / P) für eine fundierte Zuschlagsstrategie.

Zertifikate und Nachweise – Nicht möglichst viele, sondern die richtigen

ISO 9001, Blauer Engel, Common Criteria, Präqualifikation & Co.: Der Beitrag ordnet den Zertifikate-Dschungel in vier Nachweis-Ebenen – Eignung, Managementsysteme, Produktkonformität und freiwillige Gütezeichen.

Nachhaltige Beschaffung – So wird der Anspruch ausschreibungsfest

Warum vage Formulierungen wie „umweltfreundlich“ vergaberechtlich riskant sind und wie Nachhaltigkeitsziele über konkreten Auftragsbezug, messbare Anforderungen, belastbare Nachweise und Vertragskontrolle ausschreibungsfest werden.

IT-Sicherheit bei Drucksystemen – Sechs Handlungsfelder bei vernetzten Drucksystemen

Moderne MFPs sind vollwertige IT-Endpunkte. Orientiert am BSI-Grundschutz-Baustein und der DSGVO zeigt der Beitrag sechs Handlungsfelder – von der Verkleinerung der Angriffsfläche bis zur abgesicherten Administration.

4. Nach dem Zuschlag

Vertragsmanagement – Der Zuschlag ist erst der Anfang

Mit dem Zuschlag beginnt die eigentliche Bewährungsprobe: Rollout, Wartung, Störungsbeseitigung und Berichtspflichten müssen über Jahre wirtschaftlich erfüllt werden. Der Beitrag ordnet VOL/B und die EVB-IT-Vertragstypen ein und erklärt, warum Liefertermine keine Empfehlung, sondern rechtlich bindend sind (§ 286 BGB).

5. Marktzahlen

Dokulog-Interview – Aktuelle Markteinblicke

Dr. Robert Dekena (Dokulog) im Interview zu den Zahlen 2024: Der Fachhandel steigert seinen Anteil an gewonnenen Ausschreibungen kräftig, während der Direktvertrieb weiterhin beim Umsatzvolumen dominiert.

Behördengeschäft-Jahresbilanz – Starke Leistung des Fachhandels

Die Bilanz für 2025: Der Fachhandel positioniert sich mit einem Rekord-Umsatzanteil deutlich vor dem Herstellervertrieb, der spürbare Rückgänge hinnehmen muss. Der Beitrag liefert die aktuellen Kennzahlen zu Umsatz, Gerätezahlen und Marktanteilen von Direktvertrieb und Fachhandel.

Von der Marktgröße über das Sieben-Runden-Verfahren bis zur Vertragserfüllung: Der „Marktreport Behördengeschäft: Raus aus dem Vergabe-Dickicht“ erscheint Ende August und liefert Fachhandel und Herstellern einen kompletten Fahrplan durchs Behördengeschäft – fundiert mit aktuellen Zahlen, Experteneinschätzungen und Praxistipps.

05.08.2026