Mit seiner Lösung Doxis4 safeLock hält sich der Software-Hersteller für die EU-Datenschutz-Grundverordnung gerüstet, an die das deutsche Recht laut Kabinettsbeschluss vom Februar angepasst werden soll. Die neue Verordnung bringt strengere Regelungen beim Umgang mit personenbezogenen Informationen mit sich. Bei Nichteinhaltung drohen Sanktionen von bis zu mehreren Millionen Euro.
Die EU-weite Richtlinie nimmt Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und analysieren, in die Pflicht. Demnach müssen sie uneingeschränkt in der Lage sein, personenbezogene Informationen zu identifizieren, auszugeben und auf Anfrage zu löschen. Neu ist unter anderem das „Recht auf Vergessenwerden“: Kunden, Mitarbeiter und Partner können jetzt nicht nur Einsicht in ihre erhobenen Informationen, sondern auch deren Löschung verlangen. Bei Nichteinhaltung drohen nach Ablauf der Übergangsfrist im Mai 2018 Bußgelder von bis zu vier Prozent des globalen Umsatzes eines Unternehmens oder bis zu 20 Millionen Euro.
Bestimmte personenbezogene Dokumente sind revisionssicher mit Schutz vor Löschung und Manipulation nach gesetzlichen Fristen aufzubewahren. Demgegenüber steht das „Recht auf Vergessenwerden“. Mit Doxis4-Komponenten für das Lösch- und Aufbewahrungsmanagement lassen sich laut SER beide Anforderungen erfüllen. Diese versetzen Unternehmen in die Lage, revisionssicher archivierte Informationen nachweisbar und EU DS-GVO-konform zu löschen.
Mit der SER-Lösung können Unternehmen Aufbewahrungsregeln und Löschfristen zum Beispiel für Verträge automatisiert verwalten. Zusätzlich lassen sich zeitlich unbegrenzte Löschsperren pro Dokument setzen. Gerade, wenn bei der Ablage von personenbezogenen Informationen deren Aufbewahrungsfristen noch nicht bekannt sind, schützt Doxis4 safeLock die sensiblen Dokumente auch ohne Frist vor Veränderbarkeit. Die Löschsperre lässt sich jederzeit – etwa wenn Kunden oder Mitarbeiter die Löschung nach der EU DS-GVO verlangen – aufheben. Im Anschluss können Dokumente automatisiert, vollständig und nachweisbar physikalisch gelöscht werden. Die Löschung erfolgt nur dann, wenn die Speicherung der Dokumente nicht zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Aufbewahrungsfristen) erforderlich ist.
Mit Doxis4 safeLock können Unternehmen laut Hersteller zudem alle sensiblen Daten und Dokumente zum Beispiel zu einem Kunden oder Mitarbeiter auf Knopfdruck zur Einsicht bereitstellen. Dies geschieht in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form. Damit sollen sie gegenüber Dritten zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig sein und wichtige Nachweise erbringen können, wer wann welche Dokumente eingesehen und verändert hat.
