Der Software-Anbieter für Enterprise Content Management (ECM) informierte auf seiner Roadshow vom 13. bis 29. November 2019 in zehn Städten über die digitale Verarbeitung von Eingangs-Rechnungen mit der Content-Services-Plattform ‚Doxis4‘ und den Stand gesetzlicher Vorgaben. Insgesamt 250 Interessierte nahmen an der Event-Reihe in Deutschland, Österreich und der Schweiz teil.
„Wenn man manuelle Papierbearbeitung durch gelungene digitale Prozess-Steuerung ersetzt, gewinnt man mehr Freiraum für seine wertschöpfenden Aufgaben im Unternehmen und muss sich nicht mit der Suche oder Ablage von Dokumenten beschäftigen. Wer Rechnungen automatisch digital erfasst, prüft, freigibt und zahlt, versäumt keine Fristen und spart dadurch Zeit und Geld. Die Rechnungs-Verarbeitung wird im gesamten Unternehmen einfacher, schneller und transparenter“, legt SER-Referent Stephan Kizina die Vorteile der Prozess-Automation dar.
Im Rahmen der Tour erklärten Experten, warum sich der digitale Rechnungs-Eingang strategisch lohnt, wie man E-Rechnungs-Formate nutzt und Prozess-Anforderungen erfolgreich mit ‚Doxis4‘ umsetzt. „Für die Unternehmen kommt es auf die Prozesse der Verarbeitung vor der Erstellung und besonders nach dem Empfang an, nicht auf die Austauschformate“, sagt Thomas Heepe, ebenfalls SER-Referent auf der Roadshow. Denn Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme tauschen Daten untereinander aus und verarbeiten diese automatisiert mit Künstlicher Intelligenz (KI).
Der Anbieter hält die korrekte Angabe der Rechnungs-Pflichten und die Festlegung der Prozess-Schritte von der sachlichen Prüfung bis hin zur Zahlungs-Freigabe für besonders bedeutsam. Die einzelnen Etappen der Rechnungseingangs-Bearbeitung wurden den Teilnehmern in Form einer Live-Demo des ‚Doxis4 InvoiceMaster for SAP‘ veranschaulicht. Hierbei handelt es sich um eine zertifizierte Lösung für die sichere Rechnungs-Prüfung innerhalb von SAP. Um erfolgreich zu automatisieren, rät der Hersteller, sich zu Beginn auf die Rechnungen der Toplieferanten zu konzentrieren und Sonderfälle erst danach zu betrachten, die Nutzer einzubinden und im Standard zu bleiben.
Darüber hinaus ging es auf der Veranstaltung um das Thema ‚Compliance‘. Im Zuge dessen erörterte das Unternehmen, wie Rechnungen revisionssicher archiviert und Steuerprüfungen bestanden werden können (Stichworte: GoBD 2.0, Bundesabgaben-Ordnung (BAO), E-Rechnungsverordnung und EU-DSGVO). Ein automatisierter Rechnungs-Eingangsprozess mit der Lösung ‚Doxis4‘ unterstützt Anwender bei der Umsetzung und Einhaltung der Compliance-Anforderungen zur Vermeidung von Sanktionen.
