Optimal Systems

Flexible ECM-Software

Ausgabe-Nr.: 35/2020

Das Berliner Software-Haus veranstaltete jüngst zwei Webinare über die Anbindung seiner Enterprise-Content-Management (ECM)-Plattform ‚enaio‘ an SAP- und Microsoft-Anwendungen. Anhand der digitalen Personalakte mit Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeiter-Dokumenten wurden die Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Lösungen in der Praxis demonstriert.

„Das Dokumenten-Management innerhalb der Enterprise-Content-Management-Plattform enaio ermöglicht die Erstellung, die Bearbeitung, den Austausch und den Zugriff von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art für verschiedene Personen. Die zentrale Verwaltung aller Informationen und hierarchische Ablage-Strukturen inklusive digitaler Akten unterstützen nachhaltig die Zusammenarbeit. Sämtliche im Unternehmen vorhandenen Informationen werden unabhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammengestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht oder für berechtigte Mitarbeiter nutzbar gemacht“, beschreibt die Optimal Systems GmbH aus Berlin die grundlegenden Funktionen der ECM-Software (-> Grafik 1).

Die Erstellung und Bearbeitung von Office-Dokumenten kann aufgrund der Anbindung der Microsoft-Office-Suite direkt aus enaio heraus erfolgen. Weiterhin können per Daten-Übernahme Indexdaten von Akten, Registern oder Dokumenten, Dokumentteilen, Tabellen und Bildern automatisch mit Formatierung in das zu bearbeitende Dokument überführt werden. Die enaio-Funktionen werden direkt aus den Office-Programmen aufgerufen.

Über zertifizierte Schnittstellen ermöglicht die Software außerdem die Integration in Lösungen für ERP (Enterprise-Resource-Planning) sowie CRM (Customer Relationship Management), Groupware und weitere Applikationen. Es bestehen umfangreiche Im- und Export-Möglichkeiten auch für große Dokumenten-Bestände, wie im Fall einer Übernahme des alten Archives. ERP- und CRM-Systeme werden durch die Auslagerung der Daten entlastet, wobei die Informationen nach wie vor aus den führenden Systemen im Kontext angezeigt werden.

Wichtige Funktions-Bereiche wie die digitale Archivierung oder die E-Mail-Verwaltung werden von SAP grundsätzlich nicht abgebildet. Die Walldorfer bieten Unternehmen daher eine zertifizierte Archiv-Schnittstelle an, mit der Dokumente, Daten und Belege ausgelagert werden können. enaio erweitert SAP um ECM-Funktionen, die diverse Archivierungs- und Dokumenten-Management-Szenarien unterstützen.

Die enaio-Konnektoren liefern die technischen Bausteine, um relevante Daten aus SAP in das ECM-System zu spiegeln, zwischen den E-Akten in enaio und den entsprechenden SAP-Transaktionen hin- und herzuspringen sowie die Ergebnisse von Bearbeitungs-Schritten in SAP zu schreiben. Somit steht Anwendern beispielsweise eine revisionssichere Archivierung eingehender sowie in SAP erzeugter Dokumente und eine Verknüpfung mit ‚SAP ILM‘ (Information Lifecycle Management)‘ zur sicheren Datenarchivierung zur Verfügung.

Mit der Personal-Management-Lösung auf Basis von enaio können Unternehmen Informationen zu ihrem Mitarbeiterstamm an einem zentralen Ablageort bündeln. Die digitale Personalakte umfasst die wichtigsten Komponenten bereits standardmäßig. Dazu gehören eine Dokumenten-Verwaltung mit individueller Registerstruktur, eine Integration in Microsoft-Office und -Outlook, eine Vorlagen- und Fristen-Verwaltung, eine Stammdaten-Verwaltung (angeblich mit jeder gängigen Human-Resource-Software kompatibel), ein Zugriffs- und Aufbewahrungs-Konzept, ein flexibles Reporting, Workflow-Engine sowie Ad-hoc-Workflows und eine integrierte Volltextsuche.

 

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