Der Nürnberger Anbieter im Bereich Mess- und Automatisierungs-Technik digitalisiert mithilfe des Schweizer DMS-Spezialisten Kendox seinen vormals Papier-basierten Aktenworkflow in Einkauf, Produktion, Vertrieb und Versand. Mit der Dokumentenmanagement-Software ‚Kendox InfoShare‘ möchte das Unternehmen die anfallenden Verwaltungs-Abläufe effizienter und nachhaltiger gestalten.
„Eine der wichtigsten Anforderungen an das neue Dokumentenmanagement-System (DMS) war für uns, dass das System flexibel mit den Unternehmens-Anforderungen wachsen kann und Änderungen in den Unternehmens-Abläufen einfach im DMS umzusetzen sind. Wir wollten die Lösung möglichst ohne externe Unterstützung durch ‚Customizing per Mausklick‘ und ohne großen Programmieraufwand anpassen können“, betont Christian Kunzmann, Manager Information Technology bei der Noris Group GmbH in Nürnberg.
Um das stetig anwachsende Dokumenten-Volumen zu digitalisieren, integrierte der Anbieter das DMS ‚InfoShare‘ in seine ERP (Enterprise-Resource-Planning)-Lösung ‚Sage b7‘. Ziel des Projekts war die Einführung eines einheitlichen DMS im gesamten Unternehmen zur Vermeidung einer unkontrollierten und unstrukturierten Dokumentablage.
Zudem sollte mit diesem Schritt die Problematik der eindimensionalen Dokumentablage auf dem Fileserver gelöst werden: Bei Dokument-Verschiebungen entstanden oft fehlerhafte Verknüpfungen zu den ursprünglichen Dokumenten. Gleichzeitig war es nicht möglich, die Dokumente mehrdimensional über ihre jeweiligen Eigenschaften (Metadaten) zu verknüpfen. Aus diesen Gründen war es schwierig, von der ERP-Anwendung aus auf Originalbelege wie Rechnungen oder Verträge zuzugreifen.
Mit der Implementierung der Software wollen die Nürnberger nun eine Standardisierung von Prozessen und Belegarten sowie eine gesteigerte Informationsqualität erreichen. Durch Scannen eingehender Belege stellt das Unternehmen sicher, dass Dokumente früh im DMS verfügbar sind und somit eine geordnete Prozess-Bearbeitung gewährleistet wird. Weiterhin ermöglichen ein Zugriff auf Originalbelege und die Integration externer Datenquellen in die Such- und Ablageprozesse eine permanente Verfügbarkeit der Dokumente bei sämtlichen Bearbeitungs- und Freigabe-Schritten.
Darüber hinaus stellte die einfache und schnelle Suche von Informationen, Vorgängen und Zusammenhängen anhand von Dokumenten-Eigenschaften und -Metadaten einen wichtigen Aspekt für Noris dar. Die unterschiedlichen Dokument-Typen mit ihren individuellen Metadaten sollten möglichst mehrdimensional zu virtuellen Vorgängen vereint und mit zusätzlichen Daten angereichert werden. Auf diese Weise galt es, eine geordnete und digitalisierte Informationsablage für die Verwaltungs-Vorgänge umzusetzen.
Die DMS-Lösung ist eng mit der Noris-ERP-Anwendung verknüpft. Dabei werden Daten aus ‚Sage b7‘ extrahiert, teilweise modifiziert und anschließend zusammen mit dem PDF-Beleg rechtskonform archiviert. Neben der Archivierung von ERP-Belegen nutzt der Anbieter ‚InfoShare‘ auch für die Archivierung von E-Mails sowie als Plattform für die digitale Lieferantenakte.
„Bei Kendox hat die Chemie einfach 100-prozentig gepasst. Wir hatten von Anfang an ein partnerschaftliches Verhältnis auf Augenhöhe. Aus unserer Sicht ist Kendox der perfekte DMS-Partner für Unternehmen im Größenbereich des mittleren und gehobenen Mittelstandes“, kommentiert Kunzmann die Zusammenarbeit mit Kendox.
