Strategie-Meeting, Telefonkonferenz, Brainstorming. – Im Idealfall dienen Besprechungen dem konstruktiven Austausch von Informationen und Ideen und bringen das Unternehmen voran. In der Realität haben Meetings jedoch nur selten den gewünschten Effekt, wie eine aktuelle Studie von Sharp, Experte für Technologie und Objekteinrichtung, zeigt.
Ein großer Teil der Mitarbeiter halten Meetings für Zeitverschwendung. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 8.044 Büroangestellten in kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) mit 100 bis 499 Mitarbeitern in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Niederlande, Polen, Slowakei und Tschechien. Die Untersuchung wurde von Censuswide im Auftrag von Sharp Europe durchgeführt. 1.001 der Befragten kommen aus Deutschland. Der Zeitraum der Befragung erstreckte sich vom 2. bis 17. Juli des letzten Jahres.
Demnach verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat in Meetings. Sie werden mehrheitlich als ineffektiv empfunden. Denn 80 Prozent der Arbeitnehmer vertreten die Meinung, dass sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz produktiver sind. Mehr als die Hälfte der Befragten beklagte, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen (55 Prozent) und überdies auch noch langweilig sind (54 Prozent).
Die Initiatoren der Befragung erklären die Ergebnisse vor allem durch einen Mangel an Vielfalt und Flexibilität. Über drei Viertel (77 Prozent) der Beschäftigten gaben an, dass sämtliche Besprechungen unabhängig vom Thema nach dem immer gleichen Schema ablaufen. Zudem stehen keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung, die unterschiedliche Besprechungsformate optimal unterstützen (58 Prozent). Weitere 48 Prozent der Befragten stören sich daran, dass die Besprechungen häufig zu steif und förmlich sind.
Eine oftmals veraltete Ausstattung in den Meetingräumen spielt ebenfalls eine nicht zu unterschätzende Rolle. 30 Prozent der Mitarbeiter müssen sich mit herkömmlichen Flipcharts begnügen. Nur knapp jeder Fünfte (21 Prozent) nutzt moderne Whiteboards zum Informationsaustausch. Weitere häufig genannte Gründe für ineffiziente Meetings sind fehlende Vorabinformationen (37 Prozent) und zu viele oder die falschen Teilnehmer (jeweils 30 Prozent).
„Unserer Studie zufolge hat die Mehrheit der deutschen Unternehmen in Sachen Meetingkultur noch Nachholbedarf“, erklärt Alexander Hermann, President Information Systems bei Sharp Electronics Europe. „Das beginnt schon bei vermeintlich simplen Dingen, wie zum Beispiel das rechtzeitige Bereitstellen einer Agenda für alle Teilnehmer, damit sie sich entsprechend vorbereiten können, und zieht sich bis hin zu passenden Räumlichkeiten, Technologien und Meeting-Konzepten. Je nach Art der Besprechung können sich unterschiedliche Ansätze als zielführend erweisen, starre Muster hingegen sind kontraproduktiv.“
Dass Meetings eher als notwendiges Übel denn als Bereicherung wahrgenommen werden, ist daher kaum verwunderlich. Viele Mitarbeiter widmen sich während der Besprechungen anderen Dingen: 27 Prozent checken ihre E-Mails, 14 Prozent aktualisieren ihre To-Do-Listen. Vor allem die Millennials (Jahrgänge 1982–1996) lenken sich bei Langeweile mit Social Media ab (17 Prozent) oder schreiben Nachrichten an Freunde und Angehörige (22 Prozent).
