Marktbericht ECM

Mittelstand setzt auf Flexibilität

Ausgabe-Nr.: 41/
2017

Der Branchenverband Bitkom untersuchte in der Studie ‚ECM im Mittelstand – Status quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office‘ den Einsatz von ECM-Lösungen in mittelständischen Unternehmen. Die Perspektiven sind außerordentlich rosig. Jedes vierte mittelständische Unternehmen plant, in naher Zukunft eine ECM-Lösung zu beschaffen. Das Marktvolumen wird auf über 1,2 Milliarden Euro geschätzt.

 

Seit einigen Jahren nutzen immer mehr Mittelständler die Enterprise-Content-Management-­Technologie. Statt geschäftliche Dokumente nur auf der lokalen Festplatte des Mitarbeiter-Computers abzulegen, werden sie auf einem zentralen Dokumentenserver gespeichert, versionssicher verwaltet, mit Metadaten ausgestattet und archiviert. Entscheidend ist dabei, dass alle berechtigten Mitarbeiter von allen Arbeitsplätzen aus auf sämtliche relevanten Daten zugreifen und mit ihnen arbeiten können.

Die Bitkom-Studie legt zunächst offen, dass Großunternehmen als ECM-Pioniere gelten. Je größer die Firma, desto früher wird Software für Enterprise Content Management eingesetzt. Im Durchschnitt haben Großunternehmen bereits seit zehn Jahren eine entsprechende Software-Lösung im Einsatz, der Mittelstand dagegen setzt im Schnitt erst seit sechs Jahren auf ECM. Lediglich jedes dritte mittelständische Unternehmen verfügt überhaupt schon über eine ECM-Lösung.

Von diesen setzen nur knapp 30 Prozent die Software im ganzen Unternehmen ein. Beim überwiegenden Teil bleibt die ECM-Anwendung auf einzelne Fachabteilungen wie zum Beispiel Controlling, Einkauf oder Personal beschränkt. Großunternehmen, die typischerweise mehrere Standorte haben und dezentraler strukturiert sind, liegen hier mit einer Quote von über 90 Prozent beim unternehmensweiten Einsatz deutlich vor den mittelständischen Betrieben.

Neue Software soll sich möglichst nahtlos in Arbeitsabläufe einfügen

Fast jedes dritte mittelständische Unternehmen verwaltet das firmeninterne Wissen derzeit noch in einzelnen Office-Dokumenten. Viele Unternehmen haben sich hierbei eigene Ordnungssysteme zurechtgelegt, die mehr oder weniger gut ihren Dienst verrichten. Bei der Einführung eines ECM, das diese angesammelte Datenflut in geordnete Bahnen lenken soll, stehen Anpassbarkeit und Flexibilität verständlicherweise hoch im Kurs. Bemerkenswert ist, dass diese Faktoren bei Mittelständlern sogar wichtiger sind als die Einführungs- und Betriebskosten.

Wenn es um die Anforderungen geht, die der Mittelstand an seine ECM-Suite stellt, so soll die neue Software sich möglichst nahtlos in die gewohnten Arbeitsabläufe einfügen, um den Schulungsaufwand zu minimieren und eine aufwändige Umstrukturierung von großen Datenbeständen zu vermeiden.

Gerade in mittelständischen Unternehmen sind IT-Ressourcen knapp und deshalb wertvoll. Dies ist wohl der Hauptgrund dafür, dass fast die Hälfte (44 Prozent) von ihnen momentan auf eine externe Lösung zur Speicherung ihrer CRM-Inhalte setzt, statt ein eigenes Rechenzentrum auf dem Betriebsgelände („on-premise“) zu betreiben.

 

 

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