Immer mehr Software-Lieferanten springen auf den Zug der digitalen Rechnungslegung auf. So führt die digitale Abwicklung bei der Rechnungs-Verarbeitung im Vergleich zum Papier-Handling zu Kostensenkungen zwischen 60 und 80 Prozent. Wenn der Kunde bereits ein DMS-, ECM- oder ERP-System einsetzt, kann die Umsetzung eines digitalen Rechnungswesens bei den Unternehmen zu einem Return-on-Investment (RoI) in 12 Monaten realisiert werden. Beschleunigt wird der Einsatz von digitalen Rechnungs-Stellungen durch eine neue, anstehende Gesetzgebung.
„Mit dem E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben in nationales Recht umgesetzt. Hauptziel der umzusetzenden Richtlinie ist die Einführung eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standards für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes, für Sektorenauftraggeber sowie für Konzessionsgeber. Der Standard soll mit nationalen und internationalen Standards kompatibel sein“, heißt es in der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014.
Das Gesetz tritt am 27. November 2019 in Kraft. Dabei macht Deutschland jedoch von der in der Rechnungsrichtlinie den Mitgliedsstaaten eingeräumten Möglichkeit Gebrauch, die Umsetzungsfrist für subzentrale öffentliche Auftraggeber sowie für Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber um ein Jahr zu verlängern. Das bedeutet: Rechnungssteller ab einem Auftragswert von 1.000 Euro werden ab dem 27. November 2020 zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet. Für Länder und Kommunen ist zu erwarten, dass die Frist für die Umsetzung der EU-Richtlinie vollständig ausgereizt wird. Entsprechende Gesetze und Verordnungen werden demnach spätestens zum 18. April 2020 rechtskräftig.
Von der neuen Regelung sind bis auf wenige Ausnahmen alle Unternehmen betroffen, die eine Geschäftsbeziehung mit einer öffentlichen Institution pflegen. Das sind rund 50 Prozent der Firmen. Die Verpflichtung erstreckt sich auch auf Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen.
Zentrales Element des E-Rechnungsgesetzes ist die Definition der elektronischen Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann, um eine automatische und elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Anderenfalls werden die Dokumente von den Behörden nicht akzeptiert.
Es gibt sechs gute Gründe, digitale Rechnungsprozesse einzuführen: In erster Linie die Kostenersparnis.
Mit anderen Worten: Bilddateien, PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papier-Rechnungen entsprechen nicht den Vorgaben. Dennoch können diese Formate verwendet werden. Und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Part der Rechnung den genannten Vorgaben entspricht. Es bleibt festzuhalten: Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt.
Auf die Frage, wie auf E-Invoicing umgestellt werden soll, gab der VeR (Verband elektronischer Rechnungen) einen klaren Rat: „Es bedarf neben der Auswahl von technischen Komponenten auch unternehmensinterner Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungs-Eingang zusätzlich der digitale Rechnungs-Workflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv.“
Es gibt sechs gute Gründe, digitale Rechnungsprozesse einzuführen: In erster Linie die Kostenersparnis. Heiko Paitz, Leiter Consulting DMS bei ComputerKomplett, sagt: „Bei 25 Warenrechnungen, die bei einem Unternehmen täglich eingehen, kann die jährliche Kostenreduzierung bei 30.000 Euro, beziehungsweise bei 60.000 Euro inklusive Beleglesung, liegen.“ Experten rechneten aus, dass insgesamt 5.850 Tonnen Kohlendioxid pro Jahr eingespart werden, pro Rechnung ergeben sich bis zu 50 Prozent weniger CO2-Ausstoß. Dank der Einführung der E-Rechnung sollen so pro Jahr elf Millionen Euro eingespart werden.
Wie hoch das globale Einsparpotenzial ist, zeigt eine Untersuchung der Marktforscher von Billentis. Sie gehen von einem Volumen von 400 Milliarden Rechnungslegungen aus (-> Tabelle 2). Darüber hinaus spielen Zeitgewinn, Verfügbarkeit, bessere Arbeitsläufe, leichte und sichere Archivierung sowie Schonung von Umwelt und Ressourcen eine wichtige Rolle.
Der E-Rechnungs-Anbieter Crossinx stellte in einer Umfrage fest: Fast 40 Prozent der Befragten verschicken elektronische Rechnungen. Es wurden im vergangenen Jahr 150 Finanzentscheider in Unternehmen ab 50 Mitarbeitern befragt. Merkwürdig: Die Mehrheit glaubt, bei einem per E-Mail verschickten PDF-Dokument handele es sich um eine E-Rechnung. (INFO-MARKT wird in den nächsten Ausgaben Programme von verschiedenen Anbietern vorstellen.)
