DocuWare

Digitalisierung in den Verwaltungen

Ausgabe-Nr.: 14/2019

Preisverleihung auf DocuWorld Europe 2019: Mit rund 450 Teilnehmer aus 27 Ländern erreichte die Leitveranstaltung die bisher höchste Besucher-Zahl.

Der ECM-Anbieter bringt eine vorkonfigurierte Software für die Rechnungs-Verarbeitung in der Öffentlichen Verwaltung auf den Markt. Sie soll Anwendern eine umfassende Sicht auf Vorgänge bieten sowie die Automatisierung von Dienstwegen und Amtsverfahren ermöglichen. Zusätzlich können sämtliche Unterlagen rechtskonform zentral archiviert werden.

 

„Die Nachfrage nach vorkonfigurierten Lösungen nimmt stark zu. Neben den finanziellen und organisatorischen Vorteilen kommt ihnen zugute, dass sie schnell einsetzbar sind und keine langwierigen professionellen Dienstleistungen erfordern“, sagt Max Ertl, Geschäftsführer der DocuWare GmbH in Germering. Diese Entwicklung belegen seiner Ansicht nach auch die in 2018 auf den Markt gebrachten Systeme für einzelne Prozesse wie Rechnungs-Verarbeitung und Personal-Management.

Die Software DocuWare für Kommunen zum Thema Rechnungs-Verarbeitung wurde deutschlandweit gemeinsam mit Mitarbeitern aus Gemeinde-Verwaltungen speziell für die Ansprüche in Rathäusern entwickelt. Die Lösung automatisiert den gesamten Rechnungsprozess und stellt die GoBD-konforme Aufbewahrung aller gängigen Rechnungsformate sicher. Dies ist durch die Neuregelung des § 2b UStG für Kommunen von großer Bedeutung, denn spätestens mit dem Ende der Übergangsfrist zum 31. Dezember 2020, wenn Kommunen umsatzsteuerpflichtig sind, müssen sie Rechnungen elektronisch aufbewahren.

Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe soll den Umstieg auf digitale Akten vereinfachen. Weiterhin ermöglichen eine einfache Implementierung und intuitive Benutzerführung dem Anbieter zufolge schnelle und produktive Arbeitsprozesse bei Verwaltungen jeder Größe. Die Rechnungs-Verarbeitung erfolgt vom Erfassen bis zum Buchen durchgängig digital. Rechnungen jeden Formats werden einheitlich erfasst, automatisch ausgelesen und auf den digitalen Dienstweg gegeben. Die Mitzeichnung, Prüfung und Freigabe können sowohl am Desktop-PC als auch am Tablet oder Smartphone erfolgen. Außenstellen oder auch Planungsbüros lassen sich somit direkt in die sachliche und rechnerische Prüfung einbinden.

Darüber hinaus können Auszahlungs-Anordnungen im vertrauten Finanzfach-Verfahren erstellt, automatisch mit der Rechnung abgelegt und digital rechtskonform signiert werden. Aufgrund intelligenter Schutzmechanismen wie Zugriffsberechtigung bis auf Dokumenten-Ebene werden die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Auch können alle zusammengehörigen Informationen den berechtigten Mitarbeitern auf Knopfdruck am Bildschirm zur Verfügung gestellt werden.

Die Motivation bei den Mitarbeitern und den Vertriebspartnern von DocuWare wird nicht nur durch neue Software-Versionen angeregt, sondern auch durch Veranstaltungen wie die DocuWorld Europe 2019. Rund 450 Teilnehmer aus 27 Ländern der Regionen DACH und EMEA (Australien und Südafrika) besuchten vom 9. bis 11. April das Treffen in Sa Coma auf Mallorca. Es war die bisher höchste Besucher-Zahl der Leitveranstaltung.

„Cloud First“ ist das Motto des Anbieters für Dokumenten-Management und Workflow. Im Mittelpunkt der diesjährigen Partner-Konferenz standen das aktuelle Release DocuWare Version 7.1, ein umfangreiches Trainings-Angebot mit zahlreichen Workshops und der Erfahrungs-Austausch mit DocuWare-Experten und unter Partnern. Auch in diesem Jahr hatten die Teilnehmer wieder die Möglichkeit, auf der begleitenden Fachausstellung mit Firmen aus dem Soft- und Hardware-Bereich zu kommunizieren und sich über deren Produktneuheiten, Lösungen und Integrations-Möglichkeiten zu informieren.

Erwähnenswert auch die Leistung eines Senkrechtstarters in der DACH-Region: Die ikt Gromnitza GmbH & Co KG aus Betzdorf belegte im letzten Jahr im Ranking der DocuWare-Partner Platz 15; in diesem Jahr rückte sie auf die Nummer 3 im Diamond Club vor.

 

 

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